web analytics
0

Prioriteiten stellen & productiever worden

12 maart 2017
pexels desk

Misschien herken je het wel. Je werkt iedere dag super hard, hebt vaak haast en raffelt taken op het laatste moment af. Je voelt je druk, maar heb je het ook wel echt druk? In ieder geval is dit herkenbaar voor mij. De laatste tijd bestonden mijn dagen uit het rennen voor de trein, op school colleges uitzitten, daarna doorknallen aan schoolopdrachten en vervolgens thuis eten, op de bank hangen, dan nog meer huiswerk maken, ook nog een blogje tussendoor schrijven, knuffelen met de kat en naar bed. Volgens mij kan dat anders!

Om productiever te worden is het belangrijk om prioriteiten te stellen. Dat kan op de lange termijn, bijvoorbeeld “ik wil mijn diploma halen”, maar dus ook op de korte termijn, “vandaag werk ik aan vak X voor de deadline van maandag, zodat ik een vrij weekend heb”. Het is je vast bekend dat het stellen van korte termijn doelen een stuk effectiever zijn dan lange termijn doelen. Natuurlijk doe je veel dingen om een groter einddoel te halen, maar daarvoor zijn kleine stapjes makkelijker te zetten. Daarbij is iedere kleine stap een beloning waard en beloningen zijn altijd leuk. Nog meer overtuiging nodig?

Prioriteiten stellen
Het is belangrijk om voor jezelf te bedenken wat je nu echt belangrijk en leuk vindt om te doen of te behalen. Die prioriteiten zijn voor iedereen anders, ik laat je straks een voorbeeld zien van mijn prioriteiten, maar die kan jij ontzettend raar vinden. Laat dat ons nu net allemaal uniek maken waardoor we kunnen uitblinken op ons eigen vlak. Ook jij kan totaal andere prioriteiten hebben die voor een ander onlogisch klinken. Dat maakt gelukkig niets uit, zolang jij dat er maar wel van wordt. Vind voor jezelf een balans in wat belangrijk voor je is en wat gedaan moet worden.

Prioriteitenmatrix
Om je prioriteiten handig in kaart te brengen kun je een prioriteitenmatrix opstellen. Je hebt vast al eens van deze term gehoord (of als je ‘m ziet zou je de matrix kunnen herkennen), zo niet, dan maak je er middels dit artikel kennis mee. Ik leerde de prioriteitenmatrix kennen tijdens een saai en analytisch vak tijdens mijn studie. Pas een jaar later ontdekte ik het nut ervan en pas ik ‘m toe in het dagelijks leven. Niet dat ik de matrix elke ochtend braaf uitteken en er mijn plannen voor de dag in opschrijf, maar in mijn hoofd plaats ik mijn activiteiten wel denkbeeldig in het figuur. Dit helpt mij om te bepalen wat er op een dag nu echt belangrijk is en om een zo gunstig mogelijke planning te maken.

Urgent Niet urgent
Belangrijk
Niet belangrijk

Zoals je kunt zien bestaat de matrix uit vier onderdelen:

  • ✰ Belangrijk en urgent
  • ✰ Belangrijk en niet urgent
  • ✰ Niet belangrijk en urgent
  • ✰ Niet belangrijk en niet urgent

In deze matrix kun je urgent lezen als taken die een tijdslimiet hebben of die snel moeten gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan een belangrijke deadline op je werk of het doen van de belastingaangifte. Onder de noemer belangrijk en niet belangrijk kun je aangeven – logisch – wat voor jou belangrijk is of juist helemaal niet. Denk hierbij aan het doen van de belastingaangifte of een avondje ontspannen: beide hebben een mate van belangrijkheid voor jou. Waar je deze uiteindelijk gaat plaatsen in de matrix is dan ook aan jou, evenals waar je andere taken plaatst.

Matrix invullen
Voor mij zou de matrix op een doorsnee dag er als het volgt uit zien. Nogmaals, dit kan natuurlijk voor iedereen anders zijn, maar dit is hoe ik mij prioriteiten stel. Zelf lees ik ‘belangrijk’ en ‘niet belangrijk’ ook grotendeels als leuk en niet leuk. De ingevulde punten gelden hieronder dan ook voor één dag, bijvoorbeeld het inschrijven voor een minor is vandaag niet belangrijk want de uiterste deadline is pas volgende week.

Urgent Niet urgent
Belangrijk – Deadline voor een vak halen
– Naar school
– Gezond, op tijd en lekker eten
– Een avondje ontspannen
– Mailen naar bedrijf X
– Inschrijven minor (tweede keus)
Niet belangrijk – Huiswerk maken – Brievenbus legen
– Klem terugkijken

Dus mijn dag ziet er als het volgt uit: het is belangrijk dat ik een deadline haal die ik heb afgesproken met een vriendin voor een schoolvak. Dit is belangrijk omdat we anders vastlopen in de planning voor dit vak. Daarnaast moet ik natuurlijk naar school om de gemaakte onderdelen van de deadline te kunnen bespreken en om vakken te volgen. ‘s Avonds wil ik graag gezond, op tijd en lekker eten. Met dagen waarop ik ren en vlieg vind ik het belangrijk om de basismaaltijden (ontbijt, lunch en diner) gezond in te vullen zodat je genoeg energie opdoe.

Wat ik voor vanavond belangrijk vind is om een avondje te ontspannen, maar ik moet nog wel een mailtje sturen en inschrijven voor een minor als tweede keus, mocht ik niet toegelaten worden op mijn eerste keus. Dit zou mooi zijn als het alledrie vanavond zou lukken, maar mocht dit morgen zijn… Dan is dat ook goed. Huiswerk maken staat onder de kop ‘niet belangrijk’ en ‘niet urgent’. Het is voor school belangrijk dat ik het doe, maar ik denk dat ik het geen probleem is om een keer over te slaan. Een avond ontspannen is voor mij dan een keer belangrijker. Mocht ik buiten dit tijd hebben dan is het handig als ik de brievenbus leeg en een aflevering van Klem terugkijk. Maar dat kan in het weekend ook, op dit moment hecht ik geen waarde aan beide activiteiten.

pexels desk

Productiever worden
Nu heb je een beeld voor wat vandaag (of deze week of deze maand) belangrijk voor je is. Nu kun je een planning maken om je tijd zo efficient mogelijk te maken! Het is verleidelijk om activiteiten die leuk zijn als eerste te doen, maar dat maakt de aanloop en duur van minder leuke activiteiten een stuk zwaarder. Als je leuke activiteiten aan het eind van je to do-lijst plant, kan je er naar uit kijken én is de kans dat je de minder leuke taken snel afrond groter. Verdere tips om je productiviteit te verhogen:

  • ✰ Sta vroeger op! Sinds kort word ik niet meer wakker van de wekker, maar word ik wakker van de opkomende zon. Ik merk dat ik ontzettend moeite heb met wekkers en ik daar niet goed van wakker word. Sterker nog: ik zette mijn wekker op het laatst mogelijke tijdstip en vervolgens kan ik gerust toch nog een half uur snoozen. Eindresulaat? Rennen, vliegen, haasten! Nu slaap ik met het gordijn open en word ik rond een uur of half 6 wakker van de opkomende zon. Ik blijf nog wel even rustig liggen (en dutten, haha!) maar uiteindelijk ga ik een stuk eerder dan gewoonlijk mijn bed uit en ben ik meteen klaarwakker. Ik voel me de hele dag een stuk energieker, kan mijn dag beter benutten (en ik ga vervolgens vroeg naar bed. Heerlijk!).
  • ✰ Het is niet erg om af en toe nee te zeggen. Het is verleidelijk om je vork helemaal vol te proppen met hooi, maar vol is vol. Geef het eerlijk aan wanneer je een deadline niet gaat halen, wanneer je hulp nodig hebt of wanneer je iets niet zitten om te doen. Dit bespaart stress, dat je dingen tegen je zin in doet en geloof me: iedereen vind je nog steeds even aardig wanneer je een keer nee zegt.
  • ✰ Bedenk bij wat je doet of je er gelukkig van wordt. Natuurlijk zijn er dingen waar je geen nee tegen kan zeggen en zijn er niet leuke dingen die gedaan moeten worden, maar over het algemeen heb je daar zelf de regie over.
  • ✰ Het is niet erg om een keer toe te geven aan ontspannen. Het is juist goed wanneer je weet dat het op dit moment goed is voor jou om een dag aan niets te denken, de Sims op te starten of even naar de stad te gaan. Ik vind dat ontspanning juist een onderdeel is dat je mag opnemen in je planning. Voel je niet schuldig en zie jezelf eens als prioriteit.

Zo, hoera voor jou wanneer je tot dit punt in het artikel bent gekomen! Dit is de eerste keer dat ik meerdere dagen aan één artikel heb gewerkt, haha! Hopelijk heb je er iets aan en kan het je helpen om taken een plek te geven zodat je voor jezelf kunt bepalen wat een handige planning voor vandaag is! Nu ga ik iets doen wat bij mij staat in het kopje ‘belangrijk en urgent’: lekker en gezond eten!

Denk jij wel eens bewust na over wat belangrijk is voor jou en wat niet?
Ik ben benieuwd! Fijne dag alvast of alsnog en veel liefs,

Untitled

Bron foto: Pexels

Previous Post Next Post

You may also like

1 Comment

  • Romy

    Die matrix is echt een slim idee! Die ga ik onthouden. Bij mij werkt vroeger opstaan ook enorm. ‘s Ochtends ben ik echt op mijn productiefst. Fijne dag 🙂

    12 maart 2017 at 07:56 Reply
  • Leave a Reply